Cara Membuat Surat Peringatan (SP 1, 2, 3) yang Sesuai Hukum

Surat Peringatan (SP) adalah instrumen vital dalam manajemen SDM. Fungsinya bukan untuk menghukum, melainkan sebagai bukti koreksi tertulis agar karyawan menyadari kesalahannya dan memperbaikinya.

Bagi HRD, membuat SP harus hati-hati agar tidak berujung ke PHK Tidak Berwenang (PHKT) di Perselisihan Hubungan Industrial (PHI).

Tingkatan Surat Peringatan

Sesuai praktik ketenagakerjaan di Indonesia, SP dibagi menjadi 3 tahap:

SP 1 (Pertama): Teguran keras. Masa berlaku biasanya 6 bulan.
SP 2 (Kedua): Dikeluarkan jika karyawan mengulangi kesalahan yang sama dalam masa berlaku SP 1. Masa berlaku 3 bulan.
SP 3 (Ketiga): Dikeluarkan jika mengulangi kesalahan saat SP 2 berlaku. Ini adalah dasar kuat untuk melakukan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK).

Syarat Sah Surat Peringatan

Agar SP diakui oleh pengadilan hubungan industrial, pastikan:

Ada Dasar Hukum: Mengacu pada Perjanjian Kerja (PK), Peraturan Perusahaan (PP), atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB).
Objektif & Spesifik: Menyebutkan detail kesalahan (kapan, di mana, apa yang dilanggar).
Ditandatangani Basah: Harus ada tanda tangan karyawan yang ditegur sebagai bukti penerimaan.
Berbatas Waktu: Jangan membuat "SP Sampai Kapan". Harus ada masa berlaku (6 bulan/3 bulan).

Struktur Surat Peringatan

1. Kop Surat

Wajib menggunakan kop perusahaan.

2. Judul

SURAT PERINGATAN KE-1/2/3 Nomor: ...

3. Data Karyawan

Nama, Jabatan, Departemen, NIK.

4. Uraian Pelanggaran

Jelaskan kesalahan secara kronologis.

"Berdasarkan absensi, Saudara Nama telah terlambat masuk kerja sebanyak 15 kali dalam bulan Maret 2026. Hal ini melanggar Pasal X Peraturan Perusahaan tentang Kedisiplinan."

5. Ancaman/Sanksi

Untuk SP 1: "Apabila mengulangi, akan dikeluarkan SP 2."
Untuk SP 2: "Apabila mengulangi, akan dikeluarkan SP 3."
Untuk SP 3: "Apabila mengulangi, akan dilakukan Pemutusan Hubungan Kerja."

6. Kolom Tanda Tangan

Pemberi SP (HRD/Direktur)
Penerima SP (Karyawan) -> Wajib tanda tangan, jika menolak bisa disaksikan oleh Saksi/Serikat Pekerja.

Contoh Template Singkat

SURAT PERINGATAN 1 (SATU)
Nomor: 001/SP/HRD/X/2026

Kepada Yth. Saudara [Nama Karyawan]
Jabatan: [Jabatan]

Dengan ini kami sampaikan teguran keras dikarenakan Saudara telah melakukan pelanggaran:
[Pelanggaran]

Kami harap ini menjadi peringatan terakhir. Apabila terulang kembali, kami akan mengeluarkan Surat Peringatan 2 (Dua).

Jakarta, 7 April 2026

HRD Manager          Karyawan
(TTD)                (TTD)
[Nama HRD]           [Nama Karyawan]

Cara Membuatnya dengan Cepat

Ingin membuat draf SP yang rapi dan standar? Gunakan tools dari TulisSurat. Kamu cukup input data karyawan dan jenis pelanggaran, sistem kami akan merangkainya menjadi format surat.

👉 Segera Hadir: Generator Surat Peringatan di TulisSurat. Untuk saat ini, Anda bisa menggunakan format Surat Kuasa sebagai dasar struktur data jika diperlukan, namun kami akan segera merilis tool khusus SP.

Tips Penting

Lakukan Pembinaan: Jangan hanya kasih kertas. Panggil karyawan, jelaskan kesalahannya, lalu minta tanda tangan.
Libatkan Serikat Pekerja: Jika ada, libatkan serikat pekerja saat pengeluaran SP 3 untuk menghindari tuduhan PHK sepihak.
Arsip Rapi: Simpen bukti pendukung (foto, video, email) sebagai lampiran SP.

Kesimpulan

Surat Peringatan adalah langkah korektif. Buatlah dengan kepala dingin, berdasarkan aturan yang jelas, dan dokumentasikan dengan rapi. Ini melindungi perusahaan dari tuntutan hukum sekaligus mendidik karyawan untuk lebih disiplin.